Viviamo in un’era digitale nella quale la digitalizzazione dei documenti ha molti vantaggi, da quelli ambientali a quelli organizzativi. Ormai, le aziende gestiscono una quantità spropositata di documenti e organizzarli è sempre più difficile. Fortunatamente, ci sono tanti strumenti a disposizione dei lavoratori, che permettono sia il risparmio che una migliore gestione dei dati.

In particolare, modificare PDF online è diventata una pratica essenziale. In questo articolo cercheremo di capirne di più e scopriremo come questi processi di trasformazioni siano usati da sempre più aziende in tutto il mondo. Ma vedremo anche quali sono i vantaggi a livello economico, sociale e di sostenibilità che ne derivano.

Risparmio ambientale

Il primo dei grandi vantaggi derivanti dal modificare un file PDF online è quello ambientale. Si sa, il mondo è ormai al collasso a causa della gestione scellerata delle risorse naturali da parte dell’essere umano. Tante aziende, alcune in modo sincero e altre seguendo le pratiche del greenwashing come forma di marketing, cercano quindi di fare il possibile per ridurre il proprio impatto ambientale.

Tra i temi più caldi c’è quello della riduzione della carta. Sono tantissimi infatti gli alberi abbattuti per la produzione di carta, e diminuire questo numero significa anche diminuire le emissioni di CO2 e il consumo di acqua e energia che si associano alla lavorazione della carta. Infine, vengono ridotti i rifiuti cartacei.

Tra i metodi migliori per adeguarsi a questo cambiamento c’è quello di sostituire le pratiche di stampa tradizionali con documenti PDF facilmente accessibili e condivisibili. Invece di stampare e distribuire manualmente report, contratti o documenti di ogni tipo, questi vengono dunque modificati e condivisi via mail come file PDF. Grazie ai tanti strumenti disponibili online, ormai si può anche scrivere su un PDF in modo semplice e veloce e firmare documenti senza più il bisogno di stamparli.

Il risparmio, però, è anche economico. I costi di stampa e di archiviazione, che coinvolgono anche costi per la manodopera di chi deve lavorare su tale archiviazione, diminuiscono notevolmente quando si passa al digitale. Certo, il fascino della carta rimane, ma è meglio lasciarlo ai libri o ad altri prodotti esteticamente validi e rilevanti, piuttosto che a semplici documenti aziendali.

Miglioramento dell’accessibilità e efficienza

Un altro grande vantaggio della digitalizzazione dei documenti sta nel miglioramento dell’accessibilità e dell’efficienza. Poter modificare file PDF direttamente senza doverli stampare e ristampare continuamente rappresenta un grande risparmio di tempo e denaro per tutti. In questo modo aumenta naturalmente l’efficienza e la produttività dei dipendenti. Ad esempio, non è più necessario dover cercare tra pile di documenti: basta usare la funzione “Cerca” presente su ogni documento PDF.

Ma non solo. Chi vuole modificare PDF può farlo senza che i cambiamenti siano definitivi e non più eliminabili. Si può infatti sempre tornare a una versione precedente del documento. In tutto questo, poi, stiamo parlando di un formato, quello PDF, che tutti possono aprire indipendentemente dal sistema operativo che usano, e che quindi è altamente condivisibile senza nessun rischio.

L’importanza del lavoro remoto

Non è un caso se abbiamo appena parlato di condivisione dei documenti. Il terzo aspetto fondamentale per cui modificare PDF online è diffusissimo è che facilita grandemente il lavoro remoto e collaborativo. A partire dal 2020, con la pandemia di COVID-19, il lavoro da remoto in Italia è cresciuto a dismisura, e si è dimostrato essere una pratica che può migliorare la qualità della vita di tanti lavoratori, riducendo ad esempio il consumo di carburante e il pendolarismo.

Se ancora non è al livello di altre nazioni straniere, il lavoro da remoto in Italia sta raggiungendo numeri interessanti. Sicuramente questo è dovuto anche alle innovazioni tecnologiche che permettono a tanti dipendenti diversi di lavorare insieme in tempo reale anche a distanza. Non solo attraverso videochiamate, ma anche attraverso strumenti che permettono a più persone di scrivere su PDF nello stesso momento, lavorando insieme su uno stesso documento come se fossero seduti allo stesso tavolo.

Non ci guadagnano solo i dipendenti, ma anche le aziende. Decentralizzare e rendere remoto il lavoro permette un ottimo risparmio a livello di infrastrutture fisiche, ma anche di formazione e gestione dell’ufficio. Tutte queste pratiche hanno infatti dei costi che, nel 2024, sembrano quasi inutili. Soprattutto quando ci sono tanti strumenti tecnologici in grado di sostituire tutto questo.

“E l’aspetto sociale del lavoro?” dirà qualcuno. Beh, forse è arrivato il momento di realizzare che lavorare da casa, avere più tempo per se stessi e per coltivare legami sociali liberi dalla forzatura del lavoro è più salutare piuttosto che condividere una pausa caffè di pochi minuti con i colleghi.

La digitalizzazione non deve fare paura

Per concludere, la digitalizzazione dei documenti può essere una svolta fondamentale per le aziende di oggi. In questo articolo abbiamo visto che i vantaggi economici, ambientali, operativi e perfino sociali sono evidenti. Il risparmio delle aziende aumenta, così come la qualità della vita dei dipendenti. L’invito, quindi, è di continuare con questa digitalizzazione senza paura di lasciare nessuno indietro: grazie agli strumenti che permettono di modificare PDF online, infatti, tutto diventa estremamente facile anche per chi è poco avvezzo alla tecnologia.